Er tidsregistrering lovpligtigt? Her er, hvad EU og Danmark kræver af din virksomhed

Den 1. juli 2024 trådte den nye lov om tidsregistrering i kraft i Danmark. Det betyder, at alle arbejdsgivere nu er forpligtet til at registrere arbejdstiden for deres ansatte. Loven bygger på et krav fra EU og markerer et vigtigt skifte i, hvordan vi dokumenterer arbejdstid i danske virksomheder.

Men hvad indebærer kravet helt konkret? Hvem er omfattet – og hvad skal man gøre for at leve op til reglerne? I dette blogindlæg får du en gennemgang af, hvad lovgivningen betyder for din virksomhed, og hvorfor det haster at handle, hvis du ikke allerede har styr på tidsregistreringen.

Baggrunden: EU-dom skabte ny retning for arbejdstidsregistrering

Tilbage i 2019 afsagde EU-Domstolen en vigtig dom i en sag anlagt af den spanske fagforening CCOO mod Deutsche Bank. Sagen handlede om, at arbejdstiden for bankens medarbejdere ikke blev dokumenteret systematisk – hvilket gjorde det umuligt at kontrollere, om arbejdstidsdirektivets regler blev overholdt.

EU-Domstolen fastslog, at medlemslandene er forpligtede til at indføre regler, som sikrer, at arbejdsgivere bruger et objektivt og tilgængeligt system til registrering af arbejdstid.

Baggrunden er EU’s arbejdstidsdirektiv, som blandt andet indeholder regler om:

• Maksimalt 48 timers arbejde pr. uge i gennemsnit.
• Ret til daglige og ugentlige hvileperioder.
• Ret til pauser i løbet af arbejdsdagen.

Uden dokumenteret arbejdstid kan myndigheder og medarbejdere ikke vide, om disse rettigheder bliver overholdt. Derfor blev tidsregistrering gjort til en nødvendighed – og ikke længere en mulighed.

Hvem er omfattet af loven – og findes der undtagelser?

Langt de fleste ansatte i Danmark er omfattet af den nye lov om lovpligtig tidsregistrering. Det gælder både funktionærer, timelønnede, deltidsansatte og medarbejdere med fleksible arbejdstider.

Der findes dog enkelte undtagelser:

Medarbejdere med reel autonomi over deres arbejdstid – typisk ledere, direktører eller betroede medarbejdere – kan undtages fra kravet. Men her gælder det, at virksomheden skal kunne dokumentere den selvstændighed, som medarbejderen har over sin arbejdstid.

Det er altså ikke nok blot at skrive i kontrakten, at “arbejdstiden er fleksibel” – der skal være faktiske forhold og ikke blot en formalitet.

Hvad skal registreres – og hvordan?

Som arbejdsgiver skal du sikre, at følgende registreres for alle omfattede medarbejdere:

• Start- og sluttidspunkt for den daglige arbejdstid.
• Eventuelle pauser, hvor arbejdet er afbrudt.
• Eventuelt overarbejde eller flekstid, hvis det forekommer.
• Dataene skal opbevares i mindst 5 år og kunne fremvises ved tilsyn eller forespørgsel.

Derudover skal medarbejderen have mulighed for selv at se sine registreringer. Mange virksomheder vælger derfor digitale løsninger med adgang via app eller web – både for dokumentationens skyld og for at gøre det nemt for den enkelte medarbejder.

Hvorfor haster det at handle?

Med lovens ikrafttræden er det ikke længere muligt at “vente og se”. Arbejdstilsynet har mulighed for at føre tilsyn, og medarbejdere kan rejse krav om overholdelse. Det betyder, at manglende overholdelse af lovpligtig tidsregistrering kan få både juridiske og økonomiske konsekvenser.

Hvis din virksomhed endnu ikke har et tidsregistreringssystem, bør det være højeste prioritet at få det på plads nu – også hvis du tror, dine nuværende rutiner er “gode nok”. Et regneark eller noter på papir lever sjældent op til kravene om objektivitet og tilgængelighed.

Et moderne system til lovpligtig tidsregistrering giver dig ikke kun compliance – det sparer også tid, reducerer fejl og giver overblik over arbejdstid, fravær og kapacitet. Hos Dan-Time skræddersyr vi gerne en løsning, der passer sømløst ind i netop din virksomhed.

Hvad skal jeg gøre herfra?

• Tjek om jeres nuværende praksis lever op til kravene for lovpligtig tidsregistrering.
• Vurdér hvem i virksomheden der er omfattet – og hvem der evt. kan undtages.
• Vælg et pålideligt, objektivt og brugervenligt system.
• Informér og inddrag medarbejderne – det styrker forståelse og accept.
• Tag kontakt til en professionel leverandør, hvis du er i tvivl.

Hos Dan-Time har vi mange års erfaring med tidsregistrering i danske virksomheder. Vores system er skabt til at leve op til de nye krav og til at gøre din hverdag nemmere. Kontakt os i dag og få en gratis gennemgang af jeres behov – og et forslag til den løsning, der passer jer bedst.