Arbejdstidsregistrering: Sådan sikrer du korrekt registrering

Siden 1. juli 2024 har det været et lovkrav for alle danske virksomheder at registrere arbejdstid. Det er ikke længere op til den enkelte virksomhed, om de vil føre kontrol med arbejdstimerne – det skal de. Den nye lov om arbejdstidsregistrering er indført for at beskytte medarbejdernes ret til hviletid og sikre, at regler om maksimal arbejdstid overholdes.

Men der er stor forskel på at have arbejdstidsregistrering – og at gøre det korrekt og effektivt. Mange virksomheder famler i blinde og risikerer at komme på kant med loven, uden at det er tilsigtet. Det handler ikke kun om overholdelse – det handler også om tillid, løn, planlægning og dokumentation.

I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan arbejdstidsregistrering skal udføres i praksis, hvilke løsninger du kan vælge, hvilke fejl du for alt i verden bør undgå – og hvordan du med få trin kan sikre, at din virksomhed overholder reglerne og får værdi ud af indsatsen.

Hvad er korrekt arbejdstidsregistrering?

At registrere arbejdstid korrekt betyder, at du som arbejdsgiver registrerer hver enkelt medarbejders daglige arbejdstid på en måde, der er dokumentérbar, troværdig og tilgængelig.

Kravene til korrekt arbejdstidsregistrering er som følger:

• Start- og sluttidspunkt for den daglige arbejdstid skal registreres.
• Registreringen skal være objektiv og pålidelig – ikke baseret på hukommelse eller manuelle noter.
• Medarbejderen skal have adgang til egne registreringer.
• Data skal kunne gemmes i op til 5 år, og virksomheden skal kunne dokumentere dem ved forespørgsel.

Lovgivningen gælder for næsten alle medarbejdere – uanset branche og stillingsniveau – med enkelte undtagelser for personer med reel autonomi over deres arbejdstid (typisk direktører eller selvtilrettelæggende ledere).

Metoder til arbejdstidsregistrering: Hvad kan du vælge?

Der findes flere forskellige metoder til arbejdstidsregistrering – men ikke alle er lige effektive, og langt fra alle lever op til lovens krav. Her er et overblik over de mest anvendte metoder:

• Manuel registrering. Nogle virksomheder anvender stadig papirskemaer eller regneark. Det kan virke simpelt – men det er ofte upræcist, fejlbehæftet og svært at dokumentere over tid. Denne metode lever sjældent op til kravene om objektivitet og datasikkerhed.
• Digital registrering. Digitale løsninger – f.eks. via apps, webportaler eller terminaler – er langt mere præcise og nemme at administrere. Her registrerer medarbejderen selv sin arbejdstid digitalt, hvilket giver både ledelsen og HR et opdateret overblik i realtid.
• Integrerede systemer. De mest effektive løsninger er dem, hvor arbejdstidsregistrering er integreret med virksomhedens øvrige systemer – f.eks. løn, vagtplaner og HR-systemer. Det minimerer dobbeltarbejde og sikrer, at data altid er korrekt og brugbar.

Hos Dan-Time tilbyder vi alle tre niveauer – men vi anbefaler en digital og integreret løsning, hvis du ønsker at sikre overblik, lovmedholdelighed og driftsmæssig effektivitet.

Fejl i arbejdstidsregistrering – og konsekvenserne du bør kende

Forkert eller manglende arbejdstidsregistrering er ikke bare en administrativ fejl – det kan få alvorlige konsekvenser for både virksomhed og medarbejdere. Det kan blandt andet føre til …

• Fejl i løn og overtid. Hvis registreringerne ikke stemmer, kan det resultere i forkerte lønudbetalinger – enten for meget eller for lidt. Det skaber utilfredshed og kan føre til klager og sager mod virksomheden.
• Manglende dokumentation. Ved tilsyn fra Arbejdstilsynet eller i tilfælde af medarbejderklager skal virksomheden kunne dokumentere arbejdstiden. Mangler denne dokumentation, kan det føre til bøder, påbud eller erstatningsansvar.
• Rod i planlægning og drift. Uden præcis registrering mangler HR og ledelse det nødvendige overblik over bemanding, overarbejde og fravær. Det kan føre til ineffektiv drift og dårligere trivsel.
• Overtrædelse af hviletidsregler. Uden korrekt data er det umuligt at sikre, at medarbejdere får de pauser og hvil, de har krav på. Det er ikke bare ulovligt – det er også usundt og skadeligt for arbejdsmiljøet.

Tre trin: Sådan får du styr på arbejdstidsregistrering!

Det behøver ikke være kompliceret at få styr på arbejdstidsregistrering. Følg disse tre trin – og kom i mål på en enkel og effektiv måde:

1. Gennemgå virksomhedens behov og medarbejdertyper. Start med at afklare, hvem i virksomheden der er omfattet af kravene, og hvordan deres arbejdstid ser ud. Har du skifteholdsarbejde, fleksibel arbejdstid eller projektbaserede opgaver? Det påvirker, hvilken løsning du bør vælge.
2. Vælg en løsning, der matcher jeres hverdag. Løsningen skal være nem at bruge, fleksibel og kunne tilpasses din virksomheds struktur. Den skal også kunne generere rapporter, opbevare data og være i overensstemmelse med lovkravene.
3. Implementér, informér og følg op! Skab klare retningslinjer for arbejdstidsregistrering, og sørg for, at alle medarbejdere forstår dem. Følg op løbende, og brug data aktivt i jeres planlægning og personalestyring.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt jeres arbejdstidsregistrering er korrekt, eller hvis du vil gøre processen mere effektiv og fremtidssikret, så står vi klar til at hjælpe. Kontakt os for en uforpligtende gennemgang af jeres behov – og hør, hvordan vi kan hjælpe jer med en løsning, der er både enkel, lovlig og effektiv.